国际旅行

教师 & 教师领导的学生旅行审批流程

  1. 旅行者 -在Concur中提交旅行申请. 附加 国际旅行授权表格 以及证明文件(旅行的目的), 住宿及交通详情, 会议设施详情, 等.). 如果教师带领学生旅行, 在“同意旅行”中附上以下旅行学生名单, 学生们 免除法律责任表格 学生们 国际旅行授权表格. 所有字段必须填写，包括所有签名和日期.
  2. 学院财务主任/分部财务主任 -学院财务总监或部门财务主管审核并批准旅行申请.
  3. 旅行者的主管 -差旅主管在Concur中审核并批准差旅申请.
  4. 应付账款 应付帐款审核并批准出差申请.
  5. 风险管理 -对目的地国家进行风险评估. 评论你.S. 国务院对目的地国家的旅游建议. 评估可能妨碍申请人旅行批准的任何其他问题. 为旅行者提供健康 & 出发前的安全指导. 审核申请的完整性和准确性，如果未被批准，将包退还给旅行者. 风险管理部门将批准或拒绝旅行请求.
  6. 高级国际事务主任(高级信息主任) -继续教育学院的校园首席信息官 & 如果目的地被认为是安全的，专业教育(CCPE)会批准. 评估可能妨碍申请人旅行批准的任何其他问题. 审核申请的完整性和准确性. SIO将批准或拒绝旅行请求.
  7. 教务长 -大学教务长审核商务旅行申请, 与校园使命保持一致, 预算, SIO和风险管理建议以及学院院长解释延迟提交的备忘录(如果适用). 批准或拒绝Concur中的旅行.
  8. 总统 -校园校长审查事先批准和其他适当的标准. 总统同意或拒绝旅行请求.
  9. 风险管理 -风险管理部将在收到批准的旅行包后为旅行者安排保险. 每位旅客将收到一张旅行保险卡. 旅客必须携带健康用品 & 出发前的安全指导.

交换学生/辅助员工旅行审批程序

  1. 旅行者——提交 旅行申请表 (如适用) & 国际旅行授权表格. 对于托罗辅助合作伙伴(TAP)的费用旅行，完成 旅行申请表. 附上旅行申请的证明文件-旅行的目的, 住宿及交通详情, 会议设施详情, 等. 所有字段必须填写，包括所有签名和日期. 将所有旅行文件合并成一个PDF文件，并以旅行者的姓和名命名. 报学院行政或学部批准处理.
  2. 学院/部门 -学院院长审核并批准差旅申请.
  3. 留学办公室 审核申请表的完整性和准确性，批准或将申请表退还给学院. 如果批准，旅行包将转发给风险管理部门. *辅助员工的流程相同，用差旅主管代替第三步.
  4. 风险管理 -对目的地国家进行风险评估，包括SIO将审查的因素. 评估可能妨碍申请人旅行批准的任何其他问题. 为旅行者提供健康 & 出发前的安全指导，如果这是他们批准的条件. 审核申请的完整性和准确性, 如未经批准，将包退还给学院/部门的国际旅行协调员.
  5. 高级国际事务主任(高级信息主任) -评论U.S. 国务院对目的地国家的旅行建议，如果目的地被认为是安全的，则批准. 评估可能妨碍申请人旅行批准的任何其他问题. 审核申请的完整性和准确性, 如果未经批准，将数据包返回给风险管理部门.
  6. 教务长-大学教务长审核商务旅行申请, 与校园使命保持一致, 预算, SIO和风险管理建议以及学院院长解释延迟提交的备忘录(如果适用). 批准或拒绝旅行.
  7. 总统 -校园校长审查事先的批准和其他适当的标准，批准或拒绝旅行.
  8. 教务长办公室 -通知旅行者和其他审批人, 通过电子邮件, 学校校长最终批准旅行申请.
  9. 风险管理 -风险管理部将在收到教务长办公室批准的旅行包后为旅行者安排保险. 保险旅行卡将通过电子邮件发送给每位旅行者. 旅行者必须携带健康用品 & 出发前的安全指导.

非教职员旅行批准程序

  1. 旅行者 -在Concur中提交旅行申请. 附加 国际旅行授权表格 以及任何证明文件(旅行目的), 住宿及交通详情, 会议设施详情, 等). 所有字段必须填写，包括所有签名和日期.
  2. 部门财务主任 -部门财务官审核并批准出差申请.
  3. 旅行者的主管 -差旅主管在Concur中审核并批准差旅申请.
  4. 应付账款 应付帐款审核并批准出差申请.
  5. 风险管理 -对目的地国家进行风险评估. 评论你.S. 国务院对目的地国家的旅游建议. 评估可能妨碍申请人旅行批准的任何其他问题. 为旅行者提供健康 & 出发前的安全指导. 审核申请的完整性和准确性，如果未被批准，将包退还给旅行者. 风险管理部门将批准或拒绝旅行请求.
  6. 高级国际事务主任(高级信息主任) -继续教育学院的校园首席信息官 & 如果目的地被认为是安全的，专业教育(CCPE)会批准. 评估可能妨碍申请人旅行批准的任何其他问题. 审核申请的完整性和准确性. SIO将批准或拒绝旅行请求.
  7. 部门副总裁 部门副总裁审核并批准出差申请.
  8. 主席校园校长审查先前的批准和其他适当的标准. 总统同意或拒绝旅行请求.
  9. 风险管理 -风险管理部将在收到批准的旅行包后为旅行者安排保险. 每位旅客将收到一张旅行保险卡. 旅客必须携带健康用品 & 出发前的安全指导.

    要点

      • 国际旅行申请表必须在旅行者出发日期前至少30天由风险管理部门收到. 30天的窗口从风险管理收到旅行数据包开始，而不是从旅行者在Concur中提交请求开始. 学院/部门可能需要额外的时间来确保及时提交符合30天的窗口. 所有例外情况必须通过学院院长向教务长提交的备忘录提出申请. 不保证例外备忘录的批准.
      • 不完整的旅行表格将退还给申请人.
      • 交换学生旅游及辅助员工旅游, 教务长办公室应在校园校长批准旅行的通知上复制以下地区/个人:旅行者, 学院ARM/分部财务主管, 学院院长, Hamoud Salhi (SIO), 拉里Kimaara & Janki Bhakta(风险管理), 奥蒙德·拉克(签证和移民国际协调员), rachel Wangui(留学顾问), 学院国际旅游联系, & 苏珊·桑德斯(总统办公室). 该通知确保所有各方在批准状态和发送给旅行者和大学的日期方面保持一致. 经批准的旅行表格应提交至 travel@jrransom.com 接收to /TI号码. 这是国际交换学生旅行和国际辅助员工旅行的要求.

    问题? 请电邮至风险管理 riskmanagement@jrransom.com 或致电(310)243-3867.